Hoe automatiseer je goedkeuringen met Power Automate?

Met Power Automate automatiseer je goedkeuringen door een zogenaamde approval workflow aan te maken die automatisch een verzoek verstuurt, wacht op reactie van de juiste persoon en vervolgens de uitkomst verwerkt. Dit werkt voor vrijwel elke soort goedkeuring binnen een organisatie, van verlofaanvragen tot factuurgoedkeuring. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het instellen van goedkeuringsworkflows in Power Automate.

Welke soorten goedkeuringen kun je automatiseren met Power Automate?

Met Power Automate kun je vrijwel elke terugkerende goedkeuring automatiseren waarbij een of meerdere personen een verzoek moeten beoordelen en accorderen. Denk aan verlofaanvragen, inkooporders, factuurgoedkeuringen, contractbeoordelingen, onkostendeclaraties en publicatieverzoeken voor documenten of content.

De mogelijkheden zijn breed. Binnen Microsoft 365 sluit Power Automate naadloos aan op tools die je al gebruikt, zoals SharePoint, Teams en Outlook. Dat maakt het eenvoudig om goedkeuringen te koppelen aan bestaande processen. Enkele veelgebruikte toepassingen:

• Verlof en afwezigheid: Een medewerker dient een aanvraag in via een formulier, de leidinggevende ontvangt automatisch een goedkeuringsverzoek.
• Inkoop en facturatie: Facturen boven een bepaald bedrag worden automatisch doorgestuurd naar de financieel verantwoordelijke.
• Documentbeheer: Nieuwe documenten in SharePoint worden pas gepubliceerd na goedkeuring van een redacteur of manager.
• HR-processen: Aanvragen voor trainingen, nieuwe apparatuur of toegangsrechten worden via een gestructureerde flow verwerkt.
• Projectgoedkeuringen: Offertes of projectplannen worden sequentieel langs meerdere beslissers geleid.

Zowel enkelvoudige goedkeuringen (één persoon beslist) als meervoudige goedkeuringen (iedereen moet akkoord geven, of de eerste reactie telt) zijn mogelijk. Hierdoor past Power Automate bij zowel eenvoudige als complexere goedkeuringsprocessen.

Hoe werkt een goedkeuringsflow in Power Automate technisch gezien?

Een goedkeuringsflow in Power Automate werkt via drie kerncomponenten: een trigger die de flow start, een approval-actie die het verzoek verstuurt en wacht op een reactie, en een conditie die op basis van de uitkomst de volgende stap bepaalt. Microsoft beheert de goedkeuringsomgeving via de Dataverse-backend.

Concreet verloopt het proces als volgt. Een trigger is de gebeurtenis die de flow activeert, bijvoorbeeld het indienen van een formulier, het uploaden van een bestand of het versturen van een e-mail. Vervolgens roept de flow de ingebouwde actie Start and wait for an approval aan. Power Automate stuurt dan een goedkeuringsverzoek naar de opgegeven ontvanger, via e-mail en via de Power Automate-app in Teams.

De goedkeurder ziet het verzoek inclusief alle relevante informatie en kan direct reageren met Approve of Reject, eventueel met een toelichting. De flow wacht op die reactie voordat hij verdergaat. Op basis van de uitkomst voert de flow de volgende acties uit: een bevestigingsmail sturen, een status bijwerken in SharePoint, of een vervolgflow starten.

Power Automate ondersteunt drie goedkeuringstypen:

• Approve/Reject – First to respond: De eerste goedkeurder die reageert bepaalt de uitkomst.
• Approve/Reject – Everyone must approve: Alle opgegeven goedkeurders moeten akkoord geven.
• Custom responses: Je definieert zelf de antwoordopties, handig voor meer genuanceerde beslissingen.

Hoe maak je stap voor stap een goedkeuringsworkflow aan?

Je maakt een goedkeuringsworkflow in Power Automate aan door in te loggen op make.powerautomate.com, een nieuwe flow te starten, een trigger te kiezen, de approval-actie toe te voegen en de uitkomst te verwerken met een conditie. Het hele proces is zonder programmeerkennis op te zetten via de visuele editor.

Volg deze stappen om je eerste goedkeuringsflow aan te maken:

1. Ga naar make.powerautomate.com en klik op Maken gevolgd door Geautomatiseerde cloudflow.
2. Kies een trigger. Populaire opties zijn “Wanneer een item wordt gemaakt” (SharePoint), “Wanneer een formulier wordt ingediend” (Microsoft Forms) of “Wanneer een bestand wordt gemaakt” (OneDrive).
3. Voeg de goedkeuringsactie toe. Zoek op “Approval” en kies Start and wait for an approval. Vul de titel, de ontvanger en eventuele details in die de goedkeurder nodig heeft.
4. Voeg een conditie toe. Controleer of de uitkomst gelijk is aan “Approve”. Zo ja, voer de gewenste actie uit (bijv. status bijwerken). Zo nee, stuur een afwijzingsbericht.
5. Test de flow met de ingebouwde testfunctie voordat je hem live zet.

Een handige tip: gebruik de Dynamic content om informatie uit de trigger automatisch mee te sturen in het goedkeuringsverzoek. Zo ziet de goedkeurder direct alle relevante context zonder zelf te hoeven zoeken.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het instellen van goedkeuringsflows?

De meest voorkomende fouten bij het instellen van een goedkeuringsworkflow in Power Automate zijn het ontbreken van een time-out, het niet afvangen van de afwijzingsroute en het gebruik van vaste e-mailadressen in plaats van dynamische waarden. Deze fouten leiden tot flows die vastlopen of onverwacht gedrag vertonen.

Hier zijn de fouten die je wilt vermijden:

• Geen time-out instellen: Als een goedkeurder niet reageert, wacht de flow oneindig. Stel altijd een time-out in en definieer wat er daarna moet gebeuren, zoals een herinnering of een escalatie.
• Afwijzingsroute vergeten: Veel beginners bouwen alleen de goedkeuringsroute uit. Zorg dat ook de afwijzing correct wordt afgehandeld, met een notificatie aan de aanvrager.
• Vaste e-mailadressen gebruiken: Gebruik dynamische waarden of variabelen voor de goedkeurder, zodat de flow flexibel blijft als rollen of verantwoordelijkheden veranderen.
• Onvoldoende context meesturen: Als de goedkeurder te weinig informatie krijgt, vertraagt het besluitvormingsproces. Voeg altijd relevante details toe aan het verzoek.
• Geen foutafhandeling: Voeg een Scope-actie met foutafhandeling toe zodat je weet wanneer een flow mislukt en waarom.

Het regelmatig testen van je flow, ook na wijzigingen in gekoppelde systemen zoals SharePoint of Forms, voorkomt dat fouten pas in productie opduiken.

Wanneer is Power Automate de juiste keuze voor goedkeuringen?

Power Automate is de juiste keuze voor goedkeuringen wanneer je al werkt binnen het Microsoft 365-ecosysteem, het goedkeuringsproces regelmatig terugkeert en de huidige aanpak via e-mail of papier foutgevoelig of tijdrovend is. Voor incidentele of zeer complexe juridische processen kunnen aanvullende tools nodig zijn.

Power Automate past goed bij jouw organisatie als:

• Je gebruikmaakt van Microsoft 365, Teams, SharePoint of Outlook
• Goedkeuringen nu handmatig via e-mail verlopen en daardoor vertraging of fouten veroorzaken
• Je processen wilt standaardiseren en audittrails wilt bijhouden
• Meerdere personen in een vaste volgorde moeten goedkeuren
• Je de status van een aanvraag altijd inzichtelijk wilt hebben

Power Automate is minder geschikt als je complexe regelgeving hebt die gespecialiseerde compliance-software vereist, of als de goedkeuringslogica zo uitzonderlijk is dat maatwerkontwikkeling efficiënter is. Voor de meeste organisaties biedt het platform echter meer dan genoeg mogelijkheden om goedkeuringen volledig te automatiseren. Meer weten over hoe automatisering past binnen je bredere digitale strategie? Bekijk dan ook wat mogelijk is via het Power Platform.

Hoe Puur ICT helpt met het automatiseren van goedkeuringen

Wij helpen organisaties bij het opzetten, optimaliseren en beheren van goedkeuringsworkflows in Power Automate. Of je nu net begint of bestaande flows wilt verbeteren, wij denken praktisch mee en zorgen dat de oplossing echt aansluit op jouw processen. Wat we voor je doen:

• Procesanalyse: We brengen samen met jou in kaart welke goedkeuringsprocessen het meeste baat hebben bij automatisering.
• Bouw en implementatie: Onze gecertificeerde specialisten bouwen de flows op maat, inclusief foutafhandeling, time-outs en notificaties.
• Integratie met Microsoft 365: We koppelen de goedkeuringsflows naadloos aan SharePoint, Teams, Outlook en andere tools die je al gebruikt.
• Training en adoptie: We zorgen dat jouw medewerkers begrijpen hoe de flows werken en hoe ze zelfstandig aanpassingen kunnen doen.
• Doorlopend beheer: Via onze ICT-beheer en ondersteuning houden we flows actueel en lossen we problemen snel op.

Wil je weten hoe wij jouw goedkeuringsprocessen kunnen stroomlijnen? Neem contact op met Puur ICT en we kijken samen naar de mogelijkheden.

Gerelateerde artikelen

• Hoe kies je een Microsoft 365-beheerpartner?
• Hoeveel schade loopt een gemiddeld bedrijf op als het dagenlang niet bij zijn systemen kan?
• Hoe vaak moet je als bestuurder je NIS2-kennis bijhouden?
• Welke technische maatregelen zijn verplicht onder NIS2?
• Hoe beheer je de apparaten van medewerkers centraal via Microsoft Intune?