Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?

Veel bedrijfsprocessen lenen zich uitstekend voor automatisering, met name repetitieve, regelgestuurde taken zoals factuurverwerking, e-mailnotificaties, goedkeuringsflows en rapportages. Automatisering is het meest waardevol wanneer een proces voorspelbaar is, regelmatig terugkeert en weinig uitzonderingen kent. In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over procesautomatisering, zodat je goed voorbereid aan de slag kunt.

Welke soorten bedrijfsprocessen lenen zich het best voor automatisering?

Bedrijfsprocessen die zich het best lenen voor automatisering zijn repetitieve, regelgestuurde en data-intensieve processen. Denk aan processen waarbij medewerkers steeds dezelfde stappen doorlopen, waarbij gegevens van het ene systeem naar het andere worden overgeschreven, of waarbij goedkeuringen via vaste criteria verlopen. Hoe voorspelbaarder het proces, hoe groter de automatiseringswinst.

Concreet zijn dit de soorten processen die het meest geschikt zijn:

• Administratieve processen: factuurverwerking, onboarding van medewerkers, contractbeheer
• Communicatieprocessen: automatische notificaties, statusupdates, herinneringen
• Goedkeuringsflows: verlofaanvragen, inkooporders, documentgoedkeuring
• Rapportages en dashboards: periodieke overzichten die altijd dezelfde structuur hebben
• Gegevensinvoer en -synchronisatie: het koppelen van systemen zodat data automatisch wordt bijgewerkt

Processen waarbij veel menselijk oordeel, creativiteit of uitzonderingen komen kijken, zijn minder geschikt voor volledige automatisering. Daar kun je automatisering wel inzetten voor de ondersteunende stappen, terwijl de medewerker zich focust op het inhoudelijke deel.

Wat zijn voorbeelden van geautomatiseerde processen in de praktijk?

In de praktijk zien organisaties de grootste tijdswinst bij processen zoals het automatisch doorsturen van inkomende facturen naar de juiste afdeling, het versturen van welkomstmails bij nieuwe klantregistraties, en het genereren van wekelijkse rapportages zonder handmatige tussenkomst. Dit zijn herkenbare voorbeelden van workflowautomatisering die direct resultaat opleveren.

Andere veelvoorkomende praktijkvoorbeelden zijn:

• Een medewerker dient een verlofaanvraag in via een formulier, waarna de manager automatisch een goedkeuringsverzoek ontvangt en de agenda direct wordt bijgewerkt na akkoord
• Nieuwe klantgegevens worden automatisch gesynchroniseerd tussen het CRM-systeem en de boekhoudsoftware
• Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker in het HR-systeem worden automatisch accounts aangemaakt, rechten toegewezen en een welkomstmail verstuurd
• Klantvragen via een webformulier worden automatisch gecategoriseerd en doorgestuurd naar de juiste medewerker
• Maandelijkse omzetrapportages worden automatisch samengesteld en per mail verspreid naar het management

Hoe verschilt procesautomatisering van taakautomatisering?

Taakautomatisering richt zich op het automatiseren van een enkelvoudige, losstaande handeling, zoals het automatisch opslaan van een bijlage. Procesautomatisering omvat een reeks samenhangende stappen die samen een bedrijfsresultaat opleveren, zoals een volledig inkoopproces van aanvraag tot betaling. Het verschil zit in de scope en de impact op de organisatie.

Bij taakautomatisering bespaar je tijd op microniveau. Het is nuttig, maar het verandert de werkwijze van een team niet fundamenteel. Procesautomatisering gaat verder: het herdefinieert hoe een afdeling of organisatie een bepaald resultaat bereikt. Daardoor is de voorbereiding ook intensiever, want je moet het hele proces in kaart brengen voordat je kunt automatiseren.

In de praktijk beginnen veel organisaties met taakautomatisering als eerste stap, en bouwen ze dat geleidelijk uit naar volledige procesautomatisering. Dat is een verstandige aanpak, omdat je zo ervaring opdoet en vertrouwen opbouwt voordat je complexere workflows aanpakt.

Welke tools gebruik je om bedrijfsprocessen te automatiseren?

De meest gebruikte tools voor het automatiseren van bedrijfsprocessen zijn Microsoft Power Automate, Power Apps en Power BI, die samen het Microsoft Power Platform vormen. Daarnaast zijn er gespecialiseerde platforms zoals Dynamics 365 voor CRM- en ERP-processen. De juiste keuze hangt af van de complexiteit van het proces en de systemen die je organisatie al gebruikt.

Een overzicht van veelgebruikte tools:

• Microsoft Power Automate: ideaal voor het automatiseren van workflows tussen Microsoft 365-apps en externe diensten, zonder dat je hoeft te programmeren
• Power Apps: voor het bouwen van bedrijfsapplicaties die processen ondersteunen en data vastleggen
• Power BI: voor het automatisch verzamelen, analyseren en visualiseren van bedrijfsdata
• Dynamics 365: voor complexere bedrijfsprocessen rondom verkoop, service en financiën
• SharePoint: voor documentbeheer en goedkeuringsflows binnen de organisatie

Het voordeel van tools binnen het Microsoft-ecosysteem is dat ze naadloos samenwerken met de applicaties die de meeste organisaties al dagelijks gebruiken, zoals Outlook, Teams en Excel. Dat verlaagt de drempel voor implementatie aanzienlijk.

Hoe bepaal je welk proces je als eerste automatiseert?

Begin met het proces dat de meeste tijd kost, het vaakst terugkeert en de minste uitzonderingen heeft. Een goed startpunt is een proces waarbij medewerkers regelmatig klagen over de tijdrovende of foutgevoelige uitvoering. Dat zijn signalen dat automatisering direct merkbare winst oplevert voor het team.

Gebruik de volgende criteria om processen te prioriteren:

1. Frequentie: hoe vaker een proces voorkomt, hoe groter de tijdsbesparing bij automatisering
2. Tijdsinvestering: processen die per keer veel handmatige tijd vergen, leveren de meeste winst op
3. Foutgevoeligheid: processen waarbij menselijke fouten regelmatig voorkomen, zijn uitstekende kandidaten
4. Standaardisatie: hoe meer het proces altijd op dezelfde manier verloopt, hoe makkelijker het te automatiseren is
5. Impact: kies een proces waarvan de verbetering zichtbaar is voor medewerkers of klanten

Het helpt om een eenvoudige inventarisatie te maken van de tien meest tijdrovende terugkerende taken in je organisatie. Daarmee heb je snel een shortlist waaruit je het beste startpunt kiest voor je eerste automatiseringsproject.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het automatiseren van bedrijfsprocessen?

De meest voorkomende fout bij het automatiseren van bedrijfsprocessen is het automatiseren van een proces dat eerst vereenvoudigd of herontworpen had moeten worden. Een inefficiënt proces automatiseren maakt het alleen sneller inefficiënt. Andere veelgemaakte fouten zijn te weinig betrokkenheid van de medewerkers die het proces dagelijks uitvoeren, en het onderschatten van uitzonderingen.

Meer fouten die organisaties regelmatig maken:

• Te groot beginnen: meteen het meest complexe proces aanpakken in plaats van te starten met een overzichtelijk, goed afgebakend proces
• Geen proceseigenaar aanwijzen: automatisering heeft een verantwoordelijke nodig die het proces bewaakt en bijstuurt
• Medewerkers niet meenemen: automatisering die over de hoofden van medewerkers heen wordt ingevoerd, stuit op weerstand en wordt niet goed gebruikt
• Geen testfase inbouwen: een geautomatiseerd proces moet uitgebreid getest worden voordat het live gaat, inclusief uitzonderingsscenario’s
• Onderhoud vergeten: processen veranderen mee met de organisatie, dus geautomatiseerde workflows moeten periodiek worden geëvalueerd en bijgehouden

De sleutel tot succesvolle procesautomatisering is een combinatie van technische voorbereiding en menselijke betrokkenheid. Technologie lost het probleem niet op als het onderliggende proces niet goed in kaart is gebracht.

Hoe Puur ICT helpt bij het automatiseren van bedrijfsprocessen

Wij helpen organisaties in heel Nederland om hun bedrijfsprocessen te automatiseren met de tools van het Microsoft Power Platform. Onze aanpak is pragmatisch: we beginnen klein, denken met je mee en zorgen dat medewerkers de nieuwe werkwijze ook echt omarmen.

Wat we voor je kunnen doen:

• Inventariseren welke processen in jouw organisatie het meeste baat hebben bij automatisering
• Ontwerpen en implementeren van workflows in Microsoft Power Automate, Power Apps en Power BI
• Koppelen van bestaande systemen zodat data automatisch en foutloos wordt gesynchroniseerd
• Begeleiden van medewerkers bij de adoptie van nieuwe, geautomatiseerde werkwijzen
• Doorlopend beheer en optimalisatie van geautomatiseerde processen na de livegang

Of je nu voor het eerst wilt beginnen met automatiseren of bestaande workflows wilt uitbreiden, we denken graag met je mee. Neem contact op en ontdek wat Puur ICT voor jouw organisatie kan betekenen.

Gerelateerde artikelen

• Hoe voorkom je dat je voor elke medewerker dezelfde dure licentie betaalt?
• Hoe weet je als directeur op welk beveiligingsniveau je organisatie moet zitten?
• Hoe bereid je je organisatie voor op een IT-audit van een grote opdrachtgever?
• Hoe kom ik erachter of mijn Microsoft 365 omgeving veilig genoeg is ingericht?
• Moet een ICT-dienstverlener of MSP voldoen aan NIS2?