PowerApps voor Monumentenwacht

De uitdaging van MNO

De gezamenlijke monumentenwachten Fryslân, Drenthe en Overijssel

werken samen onder de naam Monumentenwacht Noord en Oost (M-NO). M-NO helpt monumentenbezitters bij het periodieke onderhoud van hun pand. De Monumentenwachters doen onderhoudsinspecties, geven praktische tips en voeren klein (nood)herstel uit in en om het huis. Dat doen ze volgens de principes van de restauratieladder. Zo helpen zij om alle prachtige monumenten die Fryslân, Drenthe en Overijssel rijk is, te bewaren.

Monumentenwachters inspecteren met regelmaat de monumenten via een tussentijdse verkorte of volledige inspectie. Op basis van een gestandaardiseerde papieren invullijst werden monumenten geïnspecteerd. Op kantoor of thuis werkten de monumentenwachters de invullijst uit in een door gestandaardiseerd rapport. De uitdaging voor M-NO was om de monumentenwachters papierloos te kunnen laten werken en een inspectierapport minder tijdsintensief te laten zijn.

Aanpak

Puur heeft met behulp Office 365 dit proces samen met M-NO nog verder gedigitaliseerd. In plaats van een papieren invullijst verwerken de wachters de inspectie nu op hun tablet. Dit werkt met een SharePoint Online PowerApp op een tablet of smartphone (wil je weten wat een PowerApp is?)

De benodigde monumentgegevens worden automatisch opgehaald uit een Exact administratie. De wachter bepaalt per dag de optimale route en de te inspecteren monumenten. Via de Power App klikken ze de te inspecteren monumenten aan en controleren of alle bestaande gegevens kloppen en voeren nu eenvoudig en snel een inspectie uit. De invoer van een inspectie wordt automatisch opgeslagen in de betreffende SharePoint Online lijst. Een binnendienst medewerker ontvangt een melding dat de inspectie is voltooid. Vanuit de lijst selecteert de binnendienst medewerker het geïnspecteerde monument. Via een menu keuze in de lijst kan men een gestandaardiseerd Word inspectierapport openen waarbij de invoer inspectiegegevens vanuit de Power App automatisch op de juiste plek in het rapport verschijnen. Het rapport wordt opgeslagen in het klantendossier en vervolgens als pdf naar de klant gemaild.

Resultaat

Door deze digitaliseringslag heeft M-NO bereikt dat de wachters nu minder tijd kwijt zijn aan het invoeren van de inspectiegegevens en uitwerken van een inspectie in een inspectierapport. De wachters zijn blij omdat ze niet meer het “vervelende” uitwerken van inspectierapport hoeven te doen. De klant van Monumentenwacht is blij omdat ze nu veel sneller het rapport ontvangen. Samengevat:

1. Verhoging van efficiency van het team monumentenwachters;

2. Minder irritatie bij het opstellen van een inspectierapport door papierloos te werken;

3. Een hogere klanttevredenheid van monumentenbezitters omdat het rapport sneller uitgebracht wordt.