Van fileshare naar digitaal samenwerken: Donker Groep over naar SharePoint
Donker Groep werkte voorheen met een klassieke fileshare, waarin documenten verspreid stonden over mappen en persoonlijke OneDrive‑oplossingen. Door de groei van het aantal vestigingen was het lastig om structuur, vindbaarheid en uniforme werkwijzen vast te houden.
Daarnaast bestond er een complexe rechtenstructuur, waardoor medewerkers soms documenten konden zien die eigenlijk niet voor hun locatie bedoeld waren. Het beheer hiervan was tijdrovend en foutgevoelig.
Met als gevolg:
- veel verschil in werkwijze tussen vestigingen,
- beperkte overdraagbaarheid tussen teams,
- en een hoge druk op de servicedesk doordat medewerkers vastliepen in structuur en toegang.
Donker Groep wilde af van dat losse, statische opslagmodel en toe naar een gezamenlijke, overzichtelijke en veilige manier van werken, vooral op projectniveau en laagdrempelig toegankelijk voor de buitendienst.
Tegelijkertijd veranderde de manier van werken binnen Donker Groep. Met meerdere vestigingen, landelijke projectleiders en teams die intensief samenwerken, ontstond de behoefte aan een moderne omgeving waarin iedereen met dezelfde informatie werkt. Wanneer een calculator op locatie A uitviel, was het bijvoorbeeld lastig voor een collega op locatie B om direct verder te gaan. Ook het delen van documenten met externe partijen verliep omslachtig en zorgde voor vertraging in projecten.
“We liepen tegen de grenzen van onze oude manier van werken aan. Informatie lag versnipperd en dat remde de samenwerking.” — Edward, Donker Groep
De wens was daarom duidelijk: een flexibele, veilige en gedeelde werkomgeving waarin kennis overdraagbaar is, onafhankelijk van locatie of individuele medewerkers.
Samen met Puur ICT naar een schaalbare structuur
Vanuit Puur ICT gingen Jurjen en Jeroen Knip in gesprek om het vraagstuk scherp te krijgen: hoe maak je de stap naar SharePoint op een manier die schaalbaar is voor tientallen vestigingen én werkbaar blijft voor de teams? Puur ICT trad hierbij op als sparringpartner en klankbord om richting te geven aan structuur, governance en adoptie met als doel: één manier van werken, zonder onnodige complexiteit.
Donker Groep koos bewust voor een aanpak waarin techniek en adoptie hand in hand gaan. In clusters zijn vestigingen meegenomen in het inventariseren van data, het bepalen van spelregels en het trainen van medewerkers. Sander Kats ondersteunde daarbij de adoptie: gebruikers begeleiden, praktische vragen opvangen en zorgen dat de nieuwe manier van werken ook echt landt. Jeroen Knip speelde vanuit Puur een belangrijke rol in het inventariseren en organiseren van de data en het vertalen van de praktijk naar een werkbare inrichting.
“Als je dit goed wilt neerzetten, moet je niet alleen techniek regelen. Je moet vooral zorgen dat het voor iedere vestiging logisch voelt in het dagelijks werk.” — Jeroen Knip, Puur ICT
Teams Professor: snel en uniform uitrollen
Naast structuur en begeleiding was snelheid in de uitrol belangrijk. Donker Groep maakt daarom nu ook gebruik van Teams Professor, de provisioning tool van Puur ICT.
Bij het inrichten van een nieuwe vestiging of team moet worden rekening gehouden met meer dan 70 variabelen, denk hierbij aan rechten, structuur, instellingen en meer. Waar dit voorheen handmatig en foutgevoelig was, verloopt dit nu volledig geautomatiseerd. Een nieuwe omgeving staat hierdoor binnen zeven minuten klaar, ingericht volgens vaste templates en afgestemd op de afgesproken werkwijze.
Dit zorgt voor uniformiteit, voorspelbaarheid en een flinke tijdsbesparing bij de uitrol.
Een moderne werkwijze die rust en overzicht brengt
De impact van fase 1 is groot. Documenten zijn centraal beschikbaar, projectinformatie is beter vindbaar en overdracht tussen vestigingen verloopt soepel. Teams werken op dezelfde manier, waardoor er minder ruis ontstaat en projectleiders sneller kunnen schakelen. De druk op de servicedesk is merkbaar afgenomen en buitendienst‑ en binnendienstteams hebben realtime inzicht in elkaars werkzaamheden.
“We hebben nu één manier van werken die past bij onze organisatie. Dat brengt rust, duidelijkheid en veel meer continuïteit.” — Edward, Donker Groep
Elke livegang werd bovendien gevierd: Donker Groep nam bij elke stap een lekkere taart mee, een mooi symbool van de gezamenlijke inspanning.
Een stevige basis voor de toekomst
De keuze om dit traject samen met Puur ICT te doen kwam voort uit de behoefte aan een partner die verder kijkt dan techniek. Onderweg zijn belangrijke leerpunten meegenomen, zoals het herzien van de rechtenset en het scherper afstemmen van planning, rollen en kaders. Dat heeft de samenwerking versterkt en zorgt ervoor dat de volgende fases, waarin ook andere onderdelen van Donker Groep worden meegenomen, met meer voorspelbaarheid en structuur kunnen worden uitgevoerd.
De nieuwe SharePoint‑omgeving voldoet aan de doelstellingen die Donker Groep voor ogen had: één manier van werken, toekomstbestendig, veilig en efficiënt, en volledig afgestemd op hoe teams in de praktijk samenwerken.
