Synchroniseren binnen SharePoint en Teams
Samenwerking en documentbeheer zijn essentieel voor moderne organisaties. In deze blog bespreken we hoe synchronisatie werkt binnen Microsoft SharePoint en Teams.
De basis van synchronisatie binnen SharePoint, Teams en OneDrive
SharePoint, Teams en OneDrive hebben elk hun eigen doel in Microsoft 365.
- OneDrive: Primair voor persoonlijke bestanden
- Teams: Ideaal voor samenwerking in kleine teams, biedt extra functionaliteiten zoals het maken van een back log en wordt als overzichtelijker ervaren voor teamwerk.
- SharePoint: Biedt organisatie brede toegankelijkheid voor bijvoorbeeld nieuws en knowledgebase artikelen.
Benodigdheden voor synchronisatie
Om bestanden te synchroniseren zijn er enkele basisvereisten:
- Microsoft-licentie: Frontline-medewerkers met F1- of F3-licenties kunnen niet synchroniseren vanwege de beperkte OneDrive-licentie (2 GB).
- OneDrive-app: Noodzakelijk op Windows en Mac om bestanden naar de verkenner te synchroniseren.
- Juiste rechten op de SharePoint site: Gebruikers hebben de juiste machtigingen nodig op de SharePoint-site om de synchronisatiefunctie te kunnen gebruiken.
Voordelen van synchronisatie
- Toegang tot bestanden via de Windows Verkenner of macOS Finder
- Mogelijkheid om offline te werken
- Integratie met desktop-applicaties zoals AutoCAD en Photoshop
- Vereenvoudigde bestandsdeling binnen de organisatie
Risico’s en aandachtspunten
Synchronisatie brengt ook enkele risico’s met zich mee:
- Synchronisatieproblemen: Wanneer meerdere gebruikers offline wijzigingen aanbrengen, kunnen er conflicten ontstaan
- Beveiligingsrisico’s: Offline opgeslagen bestanden kunnen een beveiligingsrisico vormen als de harde schijf niet goed beveiligd is
- Prestatie-impact: Het synchroniseren van grote mappen kan de snelheid van uw laptop en internetverbinding beïnvloeden
Best practices voor het delen van bestanden via SharePoint of Teams
- Deel bestanden bij voorkeur via SharePoint of Teams in plaats van OneDrive om problemen te voorkomen wanneer medewerkers de organisatie verlaten
- Controleer regelmatig de synchronisatiestatus van uw bestanden in de verkenner
- Let op de synchronisatie-iconen in de verkenner:
o Een wolkje wijst op cloud-only bestanden
o Een kruisje duidt op synchronisatieproblemen
Monitoring en beheer
Voor IT-beheerders:
- Synchronisatiestatussen kunnen worden gemonitord via het Microsoft Admin Center via Config.Office.com
- Hiervoor moet het juiste beleid worden ingesteld via Intune of domein-gebonden computers
Conclusie over synchroniseren
Synchronisatie tussen SharePoint, Teams en de lokale apparaten van gebruikers biedt veel voordelen voor samenwerking en productiviteit. Een goed begrip van de mogelijkheden, beperkingen en best practices is echter essentieel om problemen te voorkomen en optimaal gebruik te maken van deze functionaliteit.
Heeft u vragen over het synchroniseren van bestanden binnen uw organisatie? Neem gerust contact met ons op!
