Microsoft Archive voor effectief documentbeheer
Onze medewerkers merken steeds vaker dat effectief documentbeheer essentieel is voor bedrijven, vooral voor organisaties met meer dan 50 medewerkers die gebruikmaken van Microsoft 365. Een oplossing die steeds vaker wordt ingezet is Microsoft Archive. In onderstaand artikel belichten we hoe je organisatie kan profiteren van deze functie en waarom het een waardevolle toevoeging kan zijn aan de IT-infrastructuur.
Wat is Microsoft Archive?
Microsoft Archive stelt bedrijven in staat om hun gegevens efficiënt te beheren door inactieve documenten veilig op te slaan. Dit is niet alleen cruciaal voor compliance, maar ook voor het optimaliseren van de opslagcapaciteit. Door gebruik te maken van deze functie, kunnen bedrijven hun opslagkosten verlagen.
Uit de praktijk bij een financiële instelling
Bij financiële instellingen hebben ze steeds vaker te maken met strenge regelgeving en enorme hoeveelheden klantgegevens en financiële documenten die jarenlang bewaard moeten blijven. Door Microsoft Archive te implementeren, worden de volgende voordelen ervaren:
- Archiveringsbeleid: Documenten ouder dan vijf jaar worden automatisch gearchiveerd, wat handmatige inspanning vermindert en zorgt voor een gestroomlijnd documentbeheerproces.
- Compliance en Beveiliging: De organisatie voldoet aan wettelijke vereisten door gearchiveerde gegevens veilig op te slaan en eenvoudig toegankelijk te maken voor audits, wat de risico’s op non-compliance vermindert.
- Automatische classificatie: Met Microsoft Syntex worden documenten automatisch geclassificeerd en gearchiveerd op basis van inhoud en metadata, wat de nauwkeurigheid en efficiëntie van het archiveringsproces verhoogt.
- Toegankelijkheid: Gearchiveerde documenten blijven doorzoekbaar, waardoor medewerkers snel toegang hebben tot belangrijke informatie zonder dat er door grote hoeveelheden data gezocht hoeft worden.
- Kostenbesparing: Door inactieve gegevens naar het archief te verplaatsen, verlaag je de opslagkosten aanzienlijk, wat resulteert in een betere allocatie van IT-budgetten.
Waarom zou je kiezen voor Microsoft Archive?
Door de integratie van Microsoft Archive, voldoet je bedrijf niet alleen aan compliance-eisen, maar wordt ook de efficiëntie van het documentbeheer verbeterd. Medewerkers kunnen sneller en gemakkelijker toegang krijgen tot belangrijke documenten, wat de algehele productiviteit verhoogt. Bovendien biedt Microsoft Archive een schaalbare oplossing die met uw bedrijf kan meegroeien, waardoor het een toekomstbestendige investering is.
Conclusie
Als jouw organisatie Microsoft 365 gebruikt en regelmatig documenten verwerkt, overweeg dan de voordelen van Microsoft Archive. Het kan een gamechanger zijn voor uw gegevensbeheer en compliance-strategieën. Door te investeren in deze oplossing, optimaliseer je niet alleen het documentbeheer, maar bereid je jouw organisatie ook voor op toekomstige groei en veranderingen in regelgeving.
Heb je vragen of wil je meer weten over hoe Microsoft Archive jouw organisatie kan helpen? Neem gerust contact met ons op! Puur ICT staat klaar om jou te ondersteunen bij het implementeren van deze krachtige tool.
Even sparren?
Microsoft Archive kan een waardevolle toevoeging zijn op het documentbeheer binnen de organisatie.
Meer informatie? Wij helpen je graag.
