Quadratendag voor 512 medewerkers als digitaal evenement

De Quadratendag is een ontmoetingsdag voor alle medewerkers van Quadraten. Dit is het personeel van 35 openbare en christelijke basisscholen en de medewerkers van het bestuursbureau. Normaal organiseren ze deze dag op een fysieke locatie met workshops en een keynotespeaker. Door de Corona crisis moest dit jaar het evenement volledig digitaal georganiseerd worden. Aan Puur ICT is gevraagd om ondersteuning te bieden tijdens dit digitaal evenement.

Voorbereiding naar het digitale evenement

Vanwege het aantal deelnemers (512) tijdens de Quadratendag kon de centrale presentatie niet in een teams meeting plaatsvinden. Doordat Stichting Quadraten geen ervaring heeft met live events in Teams hebben ze Puur ICT ingeschakeld. Live events in Teams is namelijk een mooie oplossing als je een evenement met meer dan 300 deelnemers wilt organiseren.

Voor de live uitzending zijn er drie voorbereidende contacten geweest waarbij Puur ICT samen met Quadraten het scenario van de uitzending heel precies in een tijdlijn heeft uitgewerkt. Tijdens de generale repetitie zijn vooral de technische schakelingen geoefend waardoor de kijker een goed doorlopende uitzending te zien kreeg.

Daarnaast is er een Power App ontwikkeld. Deze applicatie heeft Quadraten zelf kunnen bouwen. Puur ICT was daarbij steeds beschikbaar voor advies (o.a. de Mibo room). Met de gemaakte Power App konden medewerkers zich inschrijven voor workshops en online activiteiten volgen.

Terugblik op het digitale event

Aan Jan van der Veen, Bovenschools ICT-coördinator, is gevraagd hoe Stichting Quadraten terugkijkt op de digitale Quadratendag. Jan van der Veen zegt hierover het volgende:

Vanuit Quadraten zijn we ontzettend tevreden over de samenwerking met Puur ICT. Zij zorgden voor de schakelingen, terwijl op het bestuursbureau van Quadraten een studio voor live presentatie was ingericht. Die samenwerking verliep perfect. Onder de medewerkers was vooraf wel scepsis over de waarde van een digitale ontmoetingsdag. Na afloop kregen we een overvloed aan complimenten en andere vormen van waardering over de professionele uitvoering van het programma. De dag was dus in alle opzichten een succes.

Ondersteuning nodig bij het organiseren van een evenement?

Het einde van corona is in zicht, maar we moeten nog even doorzetten. Heb jij in de komende maanden een evenement die je digitaal wilt organiseren en waarbij je wel wat hulp kunt gebruiken? Het maakt niet uit of het om 15, 50 of 500 mensen gaat, wij helpen jouw bedrijf graag!

Ik zou graag eens willen sparren!