Waarom halen de meeste bedrijven maar een fractie uit de tools die ze dagelijks gebruiken?

De meeste bedrijven halen maar een fractie uit de tools die ze dagelijks gebruiken, omdat medewerkers zelden volledig worden begeleid in het gebruik ervan. Software wordt aangeschaft en geïnstalleerd, maar de stap naar structureel en bewust gebruik wordt overgeslagen. Het resultaat: dure licenties die voor twintig procent worden benut, terwijl de rest onontdekt blijft.

Dit geldt in het bijzonder voor uitgebreide platforms zoals Microsoft 365, waar tientallen applicaties en functies beschikbaar zijn die de meeste organisaties simpelweg niet kennen. De onderstaande vragen gaan dieper in op waarom dit gebeurt, welke tools worden gemist en hoe je daar als organisatie verandering in brengt.

Wat gebeurt er in de praktijk met ongebruikte software?

Ongebruikte software kost geld zonder iets op te leveren. Organisaties betalen maandelijks voor licenties van tools die medewerkers niet kennen, niet begrijpen of actief vermijden. Dit leidt tot dubbele systemen, inefficiënte werkprocessen en een groeiende kloof tussen wat technologie kan bieden en wat er in de praktijk mee gebeurt.

In de praktijk zien we een herkenbaar patroon: een organisatie stapt over op een nieuw platform, de technische implementatie verloopt soepel, en vervolgens gaan medewerkers gewoon door met hun oude gewoonten. Ze blijven e-mails sturen in plaats van samen te werken in Teams, slaan bestanden lokaal op in plaats van in OneDrive en gebruiken Excel voor taken waarvoor Power BI of Power Automate veel geschikter zou zijn.

Het gevolg is niet alleen verspilling van budget. Ongebruikte functionaliteit betekent ook gemiste kansen op het gebied van samenwerking, beveiliging en efficiëntie. Bovendien ontstaan er schaduwsystemen: medewerkers zoeken zelf naar alternatieven buiten het goedgekeurde platform, wat risico’s oplevert voor databeheer en compliance.

Waarom gebruiken medewerkers maar een deel van de beschikbare tools?

Medewerkers gebruiken maar een deel van de beschikbare tools omdat ze nooit hebben geleerd wat die tools kunnen doen, en omdat verandering zonder begeleiding weerstand oproept. Gebrek aan training, onduidelijke communicatie over het waarom en een te snelle uitrol zijn de meest voorkomende oorzaken van onderbenutting.

Daar komen nog een paar praktische factoren bij:

• Gewoontegedrag: Mensen werken liever vertrouwd dan efficiënt. Als een oude werkwijze goed genoeg voelt, is er geen aanleiding om iets nieuws te leren.
• Gebrek aan context: Medewerkers begrijpen niet waarom een nieuwe tool beter is dan wat ze al kennen. Zonder dat verhaal is adoptie een strijd.
• Overweldiging door keuze: Platforms zoals Microsoft 365 bieden zoveel mogelijkheden dat medewerkers niet weten waar ze moeten beginnen. Dat leidt tot verlamming in plaats van gebruik.
• Geen eigenaarschap: Als niemand intern verantwoordelijk is voor het gebruik van een platform, verdwijnt het stilletjes naar de achtergrond.

Het probleem zit dus zelden in de technologie zelf. Het zit in de manier waarop die technologie wordt geïntroduceerd en ingebed in de dagelijkse werkpraktijk.

Welke Microsoft 365-tools worden het meest onderschat?

De meest onderschatte tools binnen Microsoft 365 zijn Power Automate, SharePoint en Teams in combinatie met de integratiemogelijkheden. De meeste organisaties gebruiken Teams voor vergaderen en e-mail voor communicatie, maar laten de diepere functionaliteit volledig links liggen.

Een overzicht van tools die structureel te weinig worden benut:

• Power Automate: Hiermee automatiseer je terugkerende processen zonder code te schrijven. Denk aan automatische goedkeuringsflows, notificaties of het synchroniseren van data tussen systemen.
• SharePoint: Veel organisaties gebruiken SharePoint alleen als bestandsopslag, terwijl het ook een krachtig intranet, kennisbank of projectportal kan zijn.
• Power BI: Organisaties die nog werken met handmatig bijgehouden Excel-dashboards laten enorme mogelijkheden liggen op het gebied van datagedreven werken.
• Microsoft Planner en To Do: Taakbeheer en projectplanning worden vaak in externe tools gedaan, terwijl deze functionaliteit al inbegrepen is.
• Viva Insights: Dit onderdeel van Microsoft 365 geeft inzicht in werkpatronen en helpt teams bewuster om te gaan met tijd en samenwerking.

De tools zijn beschikbaar, de licenties zijn betaald. Het enige wat ontbreekt is de kennis en begeleiding om ze effectief in te zetten.

Hoe meet je hoeveel waarde je organisatie haalt uit Microsoft 365?

Je meet de benutting van Microsoft 365 via het Microsoft 365 Admin Center en de bijbehorende gebruiksrapporten. Deze rapporten laten per applicatie zien hoeveel medewerkers actief zijn, hoe vaak tools worden gebruikt en welke functies worden benut of genegeerd. Dat geeft een concreet startpunt voor verbetering.

Naast kwantitatieve gegevens is het ook waardevol om kwalitatief te meten. Vraag medewerkers welke tools ze kennen, welke ze gebruiken en waarom ze bepaalde tools vermijden. Die combinatie van data en gesprek geeft een volledig beeld van waar de organisatie staat.

Kijk bij de analyse specifiek naar:

1. Welk percentage van de medewerkers is actief in Teams, SharePoint en OneDrive?
2. Worden bestanden gedeeld via de cloud of nog via e-mailbijlagen?
3. Zijn er applicaties waarvoor licenties zijn afgenomen maar die nul gebruikers hebben?
4. Hoe verhoudt het gebruik van Microsoft-tools zich tot externe of schaduwsystemen?

Met deze informatie kun je gerichte keuzes maken: welke tools prioriteit krijgen, welke medewerkers extra begeleiding nodig hebben en waar de grootste winst te behalen valt.

Wat is het verschil tussen implementatie en adoptie?

Implementatie is het technisch inrichten en beschikbaar stellen van software. Adoptie is het proces waarbij medewerkers die software daadwerkelijk gaan gebruiken als onderdeel van hun dagelijkse werk. Implementatie is een eenmalige technische stap; adoptie is een continu organisatorisch traject.

Veel organisaties stoppen na de implementatie. De software staat klaar, de accounts zijn aangemaakt, de licenties zijn actief. Maar zonder adoptietraject verandert er weinig in het werkgedrag van medewerkers. Ze weten niet wat de tools kunnen, zien het nut niet in of missen de vaardigheden om er effectief mee te werken.

Adoptie vraagt om een andere aanpak dan implementatie. Het gaat om communicatie, training op maat, het aanwijzen van interne ambassadeurs en het creëren van momenten waarop medewerkers de tools in hun eigen werkcontext leren kennen. Het gaat niet om eenmalige instructies, maar om het geleidelijk opbouwen van nieuwe gewoonten en werkwijzen.

Een sterke verbetering van bedrijfsprocessen begint dan ook pas echt nadat de technologie succesvol is geadopteerd, niet al bij de livegang.

Wanneer is een adoptietraject de moeite waard?

Een adoptietraject is de moeite waard wanneer je merkt dat medewerkers beschikbare tools niet gebruiken, wanneer je overschakelt naar een nieuw platform of wanneer je wilt dat een investering in software daadwerkelijk rendeert. In vrijwel alle gevallen levert begeleide adoptie meer op dan onbegeleide uitrol.

Concrete signalen dat een adoptietraject nodig is:

• Medewerkers gebruiken nog steeds externe tools naast het aangeschafte platform
• Samenwerking verloopt via e-mail terwijl Teams beschikbaar is
• Er zijn klachten over “te veel systemen” of “ik weet niet waar ik wat kan vinden”
• Rapportages laten zien dat minder dan de helft van de medewerkers actief is in kerntools
• Er staat een migratie of upgrade gepland waarbij werkwijzen gaan veranderen

Een adoptietraject hoeft niet groot of langdurig te zijn. Kleine, gerichte interventies, zoals een praktische training voor een specifiek team of een interne campagne rondom één tool, kunnen al een merkbaar verschil maken. De sleutel is structuur en herhaling: één keer uitleggen is niet genoeg.

Hoe Puur ICT helpt bij betere benutting van Microsoft 365

Wij zien bij veel organisaties hetzelfde patroon: de technologie is aanwezig, maar de benutting blijft achter. Daarom bieden wij niet alleen implementatie, maar ook begeleide adoptietrajecten die ervoor zorgen dat medewerkers Microsoft 365 écht gaan gebruiken op een manier die past bij hun werkpraktijk.

Wat wij daarvoor doen:

• Gebruiksanalyse: We brengen in kaart welke tools worden gebruikt, welke niet en waar de grootste kansen liggen
• Adoptieplan op maat: Op basis van de analyse stellen we een concreet plan op, afgestemd op de doelstellingen en het tempo van jouw organisatie
• Training en begeleiding: We trainen medewerkers praktisch en in begrijpelijke taal, zonder technisch jargon
• Inrichting van de Puur Moderne Werkplek: We zorgen dat de digitale werkplek zo is ingericht dat medewerkers intuïtief de juiste tools vinden en gebruiken
• Doorlopend beheer en advies: We blijven betrokken, signaleren nieuwe kansen en schalen de ondersteuning mee als jouw organisatie groeit

Wil je weten hoeveel waarde jouw organisatie laat liggen? Neem contact op met Puur ICT voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.

Gerelateerde artikelen

• Waar begin je als je organisatie nog niets heeft geregeld voor NIS2?
• Wat zijn de kosten van een moderne werkplek?
• Hoe voorkom je datalekken via privéapparaten van thuiswerkende medewerkers?
• Hoe zorg je dat iedereen in je organisatie bewust omgaat met digitale veiligheid?
• Hoe zorg je dat digitalisering van processen gedragen wordt door alle lagen van je organisatie?