Van versnipperde meldingen naar één centraal meldpunt binnen Microsoft 365
Hoe het Forum Groningen, samen met Puur ICT, van versnipperde meldingen naar één gestroomlijnd proces groeide.
Het Forum staat in het hart van de Groningse binnenstad; een ontmoetingsplek voor iedereen die nieuwsgierig is naar de wereld van nu en de mogelijkheden van morgen.”
Met Storyworld, wisselende exposities, vijf filmzalen, het Smartlab, horeca, de stadsbibliotheek en het hoogste dakterras van Groningen is het Forum een plek waar dagelijks enorm veel gebeurt. En juist in zo’n omgeving is het belangrijk dat achter de schermen alles goed georganiseerd is.
De situatie vóór het meldpunt
Binnen het Forum kwamen dagelijks meldingen binnen over storingen, problemen en vragen. Deze meldingen bereikten de organisatie via verschillende kanalen: e-mail, telefoon of simpelweg mondeling. Daardoor was het vaak onduidelijk wie een melding oppakte, wanneer dat gebeurde en wat de status was.
Er was geen overzicht. Meldingen kwamen op veel verschillende plekken binnen en het was onduidelijk wie het ging oppakken en wanneer.
Dat zorgde voor extra afstemming, veel communicatie buiten systemen om en weinig grip op werkdruk en opvolging.
De aanleiding: meer uit de Microsoft omgeving halen
Het Forum werkte al samen met Puur ICT als SharePoint-specialist. Vanuit die rol liet Puur zien dat de bestaande Microsoft-omgeving veel meer mogelijkheden bood dan alleen documentbeheer.
Puur liet ons een oplossing zien voor het maken, volgen en oplossen van problemen in het gebouw.
Wat begon als een bestaande oplossing in de vorm van het Ticketsysteem, groeide al snel uit tot maatwerk. Samen werd gekeken hoe verschillende afdelingen werken en wat zij nodig hebben om meldingen goed te kunnen registreren en opvolgen.
Van standaard naar maatwerk
De meldpunt-oplossing werd volledig ingericht op de praktijk van het Forum en afgestemd op meerdere afdelingen:
- Facilitair
- ICT
- Audio visuele techniek
- AVG
Alles binnen de Microsoft-omgeving die medewerkers al dagelijks gebruiken. Geen extra tools, geen losstaande systemen, maar één centrale plek voor alle meldingen.
Koopmotieven: grip en inzicht
Voor het Forum was het belangrijkste doel helderheid.
We wilden overzicht krijgen, inzicht in werkdruk en zicht op prestaties van leveranciers.
Door meldingen centraal vast te leggen in het Ticketsysteem, ontstond niet alleen rust in de dagelijkse operatie, maar ook waardevolle informatie om processen te verbeteren.
Waarom is er gekozen voor een samenwerking met Puur ICT?
Bij het vergelijken van verschillende partijen viel Puur ICT op door de flexibiliteit en de manier van samenwerken.
Puur paste het beste in dit plaatje, vooral omdat zij de oplossing naar onze wensen kunnen aanpassen, gebruikmakend van de omgevingen die we al hebben.
De bestaande samenwerking en kennis van de Microsoft-omgeving maakten de stap logisch en vertrouwd.
De samenwerking in de praktijk
De samenwerking wordt als prettig en soepel ervaren. Het opzetten van de oplossing verliep goed en ook de afronding gebeurde in kleine, rustige stappen.
Je kunt een nieuwe applicatie nog zo goed uitdenken, er zijn altijd onderdelen die aanpassing nodig hebben zodra gebruikers ermee gaan werken.
Door ruimte te laten voor doorontwikkeling en gebruikersfeedback, bleef de oplossing aansluiten bij de dagelijkse praktijk.
Het resultaat in de organisatie
De Meldpunt-oplossing voldoet goed en wordt breed gebruikt binnen de organisatie.
De adoptie is prima. Niet alles loopt via het systeem, maar ongeveer 80% van de meldingen komt inmiddels binnen via het nieuwe ticketsysteem.
Het Forum heeft nu:
- Centraal overzicht van meldingen
- Inzicht in status en opvolging
- Meer rust in interne communicatie
- Betere grip op werkdruk en prestaties
- Boodschap aan andere organisaties
“Puur ICT is een prettige partner om mee samen te werken. Klachten worden serieus genomen en er is altijd een oplossing nabij.”
De werkwijze van Puur ICT
Bij Puur ICT draait het om oplossingen die logisch aanvoelen in de praktijk. Door eerst te luisteren en te begrijpen hoe een organisatie werkt, ontstaan oplossingen die niet alleen technisch kloppen, maar ook écht gebruikt worden. Het Meldpunt bij het Forum is daar een goed voorbeeld van: een oplossing die rust en overzicht brengt in een organisatie waar elke dag anders is.
Wil je meer weten over hoe Puur ICT jouw organisatie kan helpen met datagedreven werken, licentiebeheer of een andere Microsoft-oplossing?
Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.