i4Support heeft volledig inzicht met de werkplekregistratie app

Als een organisatie groeit, krijgt het te maken met wensen als: inzicht in wie wel, wie niet op kantoor aanwezig is, wie gebruik moet maken van de vergaderruimte, wie de bedrijfsauto nodig heeft of andere zaken. Puur ICT heeft hiervoor een module ontwikkeld binnen SharePoint. Deze module, de werkplekreserveringsapp, gebruiken wij bij Puur ICT ook. Voor i4Support is deze module uitgebreid met het reserveren van de bedrijfsauto, reserveren van de spreekruimte en natuurlijk wie naar kantoor komt. Het declareren van de reiskosten zijn hier ook aan gekoppeld.

i4Support

i4Support speelt al jaren mee op het hoogste niveau van project support, business events en office support. i4Support ondersteunt veel bedrijven en overheidsinstellingen in verschillende branches. Meer informatie vind je op onze website: www.i4support.nl.

De huidige situatie

i4Support is een groeiende organisatie; dus meer collega’s en 6 werkplekken. Er wordt ook veel hybride gewerkt. Hierdoor is het van belang om te weten wie er op kantoor werkt en wie er thuis werkt. Verder heeft i4Support een bedrijfsauto die meegenomen wordt naar externe afspraken, lunchen ze met z’n allen op kantoor en maken ze regelmatig gebruik van een spreekruimte.

Waarom is voor deze oplossing gekozen?

Door de groei van het bedrijf wil i4Support graag inzicht van wie er wanneer op kantoor is, wanneer de bedrijfsauto wordt geboekt, wanneer collega’s gebruik willen maken van de spreekruimte en wanneer collega’s mee willen lunchen. De IT van i4Support is al ondergebracht bij Puur ICT. We zijn met elkaar in gesprek gegaan om te zien wat Puur ICT voor i4Support kon betekenen. Gezamenlijk zijn we tot een oplossing gekomen: een Werkplekregistratie app, waarin we in 1 app een werkplek, spreekruimte, auto en lunch kunnen reserveren. i4Support kan de app zelf aanpassen, er kunnen ruimtes worden toegevoegd en de kleuren kunnen worden gewijzigd. Inmiddels is ook de ‘Bar’ te reserveren. De bar kan gereserveerd worden voor overleggen maar ook voor bijvoorbeeld de donderdagmiddag borrel.

Hoe bevalt de oplossing?

Inge Lamers, eigenaresse van i4Support zegt hierover het volgende: “Wij zijn erg blij met de oplossing. Nu is altijd helder wie er op kantoor is, wanneer iemand de spreekruimte boekt en wanneer iemand de auto nodig heeft. Wat betreft het stukje lunch: iedereen kan in de app aangeven of ze mee lunchen. Op die manier kunnen we ook beter inkopen doen voor de lunch en hebben we minder verspilling.”

Werkwijze Puur ICT

Puur ICT gaat met klanten op reis in de Cloud van Microsoft. Toen i4Support met dit vraagstuk kwam, zijn wij naar de tekentafel gegaan om te bekijken welke oplossing hier het beste bij past. Het wiel hoeft niet opnieuw ontdekt te worden en de bouwstenen zijn er al. Nu de oplossing enige tijd draait geeft 14Support het volgende aan:

“De samenwerking was prima. Fijne mensen om mee samen te werken. We hebben regelmatig overleggen gehad via Teams. Door de korte lijnen, stond er in korte tijd een app waar we heel erg blij mee zijn. Deze app kan zowel worden geopend op de computer of via de smartphone. Ideaal en snel!”

Wil jij meer weten over de Werkplekreserveringsapp?

Herken jij je in de vraag van i4Support en wil jij er ook achter komen of deze app interessant is voor jouw bedrijf? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of download hieronder de whitepaper.