“Iedereen wist iets, maar niemand had overzicht”
zo kreeg Perspektiev weer grip op de interne communicatie
Binnen veel organisaties is informatie er wel.
Maar waar vind je het? En weet iedereen wat er speelt?
Voor Perspektiev was dat een herkenbare situatie.
Werken vanuit betrokkenheid, maar zonder overzicht
Perspektiev biedt specialistische jeugdhulp aan jongeren en gezinnen die vastlopen. Dat doen ze bij mensen thuis en op hun locaties. Gewoon menselijk, met hoofd, hart en handen.
Juist die betrokken manier van werken maakte één ding lastig:
iedereen goed op de hoogte houden.
In de praktijk betekende dat:
- informatie vaak mondeling werd doorgegeven
- berichten via verschillende lagen in de organisatie liepen
- en belangrijke updates onderweg anders werden of wegvielen
Er was een SharePoint-omgeving en een intranet, maar die werd nauwelijks gebruikt omdat het statisch en niet actueel was.
“Medewerkers wisten simpelweg niet waar ze moesten zoeken.”
De behoefte: één plek die klopt en werkt
De wens was niet om “iets nieuws erbij” te krijgen, maar om duidelijkheid te creëren:
- waar vind je informatie?
- wat is actueel?
- en hoe zorgen we dat iedereen aangesloten blijft?
Omdat SharePoint al gebruikt werd, lag daar de basis. Samen met Puur ICT werd gekeken hoe die omgeving écht ondersteunend kon worden aan het dagelijks werk.
Van losse plekken naar één centrale werkomgeving
Eerst is de basis op orde gebracht. In SharePoint is een kwaliteitsmanagementsysteem ingericht, waarin processen en documenten centraal en actueel beschikbaar zijn.
Daarna is het intranet opnieuw opgebouwd, met als uitgangspunt: eenvoud en gebruik in de praktijk.
Dat zie je nu terug in:
- een duidelijke plek voor nieuws en updates
- een tijdlijn waarop collega’s zelf berichten kunnen delen
- een smoelenboek om elkaar snel te vinden
en één centrale plek voor informatie
“Medewerkers kunnen nu eenvoudig de informatie vinden die ze nodig hebben.
Ook het smoelenboek is heel fijn: we vinden elkaar veel makkelijker.”
Wat het verschil maakt in de praktijk
Het grootste verschil zit niet in de techniek, maar in wat het medewerkers oplevert.
- informatie is sneller te vinden
- communicatie is minder versnipperd
- en medewerkers weten beter wat er speelt
Het intranet is daarmee geen extra stap, maar een logisch onderdeel van het werk. En dat biedt ook ruimte om verder te kijken.
Meer inzicht in wat er speelt
Naast het intranet werkt Perspektiev samen met Puur ICT aan beter inzicht in de organisatie. Zo brengen we informatie uit verschillende systemen, zoals zorgregistratie en personeelsplanning, samen op één plek.
Met behulp van het Puur Dataplatform zetten we deze informatie om naar heldere overzichten, in rapportages, bijvoorbeeld in Power BI. Die rapportages geven inzicht in de voortgang en maken duidelijk waar bijsturing nodig is.
Zo helpt de digitale omgeving niet alleen om informatie te delen, maar ook om betere keuzes te maken in de praktijk.
Stap voor stap verder bouwen
De ontwikkeling stopt daar niet. De omgeving groeit mee met de organisatie en de vragen en behoeften die ontstaan. Steeds kijken we samen wat nodig is en wanneer. Op een manier die past bij Perspektiev en het dagelijks werk van de medewerkers.
Samen zoeken naar de juiste manier
De samenwerking vroeg in het begin om afstemming.
“De medewerkers van Puur ICT zagen veel mogelijkheden die voor ons nog een brug te ver waren. Wij werken in de zorg, zij vanuit techniek, dat vraagt om een gezamenlijke taal.”
Door wensen visueel en concreet te maken, ontstond die aansluiting. En gaandeweg werd de samenwerking steeds soepeler.
“Een bezoek aan Puur ICT heeft daar zeker bij geholpen.”
Van inrichting naar samenwerking
Inmiddels is de basis gelegd en bouwen we samen verder. Niet alleen aan de omgeving, maar ook aan de samenwerking. Met aandacht voor:
- processen
- inzicht
- en hoe technologie het werk écht kan ondersteunen
Altijd met oog voor de mensen die ermee werken.
Herkenbaar?
Merk je dat informatie verspreid staat, of dat medewerkers het overzicht missen? Dan zit de oplossing vaak niet in méér tools, maar in het goed neerzetten van de basis.
We denken graag met je mee.
