Teams afwezigheid assistent instellen

De vakantieperiode staat voor de deur. Normaal gesproken schakel je in Outlook de afwezigheid assistent in. Als iemand jou mailt, dan krijgt diegene automatisch een antwoord dat jij tot een bepaalde datum afwezig bent. Vandaag de dag werken we steeds meer in Teams en daarom is deze functionaliteit ook hier gewenst. Gelukkig heeft Microsoft dit ook door en is deze functionaliteit beschikbaar! Het kan zijn dat je (nu) nog niet beschikt over de laatste Teams update en dat deze functionaliteit bij jou binnenkort beschikbaar is. In deze blog leggen we jou uit hoe je dit kunt instellen.

Status in Teams

Je bent ongetwijfeld bekend met de status in Teams. Als je in een vergadering zit, dan gaat de status automatisch naar bezet. Om optimaal op afstand samen te werken hebben wij intern besproken om kritisch de status in de gaten te houden. Als je op ‘’niet storen’’ staat, dan kan een collega jou ook niet bellen. De status vind je rechtsboven in Teams.

Afwezigheid assistent instellen

Vanaf nu is het ook mogelijk om een statusbericht toe te voegen in Teams. Je kunt vervolgens de afwezigheid assistent instellen. Hierdoor weten jouw collega’s en klanten dat jij voor een bepaalde periode afwezig bent. Hieronder wordt toegelicht hoe je dit moet instellen:

  1. Rechtsboven in Teams klik je op ‘’Statusbericht instellen”.
  2. Vervolgens klik je onderin op ‘’Planning niet aanwezig’’.
  3. Je kunt nu een status invullen. Zoals is te zien in onderstaande foto kun je aangeven wie de status mag zien en wanneer de afwezigheid assistent moet gaan gelden.
  4. Zet nu ‘’Automatische antwoorden aan.’’

Koppeling met Outlook

Microsoft heeft een koppeling tussen de afwezigheid assistent van Teams en de Outlook mail ingesteld. Als je in Teams de afwezigheid assistent instelt, dan zal dit automatisch ook gaan werken in de Outlook mail. Mocht iemand jou mailen, dan zal de afwezigheid assistent een mail naar de verzender sturen.

Zorg dat je goed voorbereid op vakantie gaat en stel de Teams afwezigheid assistent in! Heb je nog vragen, stel ze ons gerust.