Hoe werkt Shifts in Microsoft Teams?

Shifts is een nieuw programma in Microsoft Teams waarmee eigenaren (of een planner) gemakkelijker collega’s kunnen inplannen. Vooral in deze tijd van corona is dit programma erg handig. Zo gebruiken wij Shifts voornamelijk om ervoor te zorgen dat niet te veel collega’s op kantoor zijn. In onderstaande afbeelding is een voorbeeld te zien. Na het lezen van deze blog weet je meer over Shifts en kun je dit programma zelfs al gebruiken in de praktijk!

Beginnen met Shifts in Teams

Shifts is gebouwd in Microsoft Teams, waardoor een aparte installatie niet nodig is. Het programma is tevens gratis. De applicatie kun je openen door op de drie puntjes in de zijbalk in Teams te drukken. Vervolgens kun je zoeken naar ”Shifts” en het programma toevoegen (zie afbeelding rechts).

Daarna kun je kiezen voor welk team je een Shift wilt maken. Tot slot kies je de tijdzone en de planning kan worden gemaakt! 🙂

Maak de eerste planning

Nadat er een Shift is gemaakt zie je bovenstaande afbeelding. De eerste planning kan nu worden gemaakt. Allereerst kunnen medewerkers uit jouw bedrijf worden toegevoegd. Rechts boven is de mogelijkheid om personen toe te voegen. Vervolgens maak je een openstaande shift. Je drukt met de rechter muisknop op de gewenste dag en klikt dan op de knop ”openstaande Shift toevoegen” (Afbeelding rechts).

De Shift kun jij nu volledig naar wens maken. Zo kunnen onder andere de werktijden worden aangepast, de koffie pauze kan worden toegevoegd en het aantal medewerkers wat op kantoor mag komen kan worden ingesteld. Indien de Shift volledig naar wens is ingericht kan die worden toegevoegd.

De Shift is nu toegevoegd, maar nog niet toegewezen aan een medewerker(s). Zodra je met de rechter muisknop op de toegevoegde Shift drukt heb je de mogelijkheid om personen toe te wijzen aan een Shift (zie afbeelding rechts). Het is ook mogelijk dat jouw collega toegang vraagt tot een Shift. Zodra jouw collega op de openstaande Shift drukt staat er ”aanvragen”.

Jij kunt ook een planning vanuit bijvoorbeeld Excel importeren. Dit kan worden gerealiseerd door op de drie stipjes rechtsboven te drukken en vervolgens ”planning importeren” aan te vinken. 

Naast een planning importeren kan de planning ook worden geëxporteerd. Wij van Puur ICT exporteren bijvoorbeeld de planning in een Excel bestand, waardoor de kilometervergoeding per medewerker automatisch kan worden berekend.

Ik wil graag vrijblijvend meer weten over Shifts!

Overige elementen in Microsoft Teams Shifts

Binnen Microsoft Teams Shifts zijn er veel extra mogelijkheden om slimmer en beter te werken. Zo is het mogelijk om een extra Shift te maken voor een specifiek onderdeel binnen jouw bedrijf (denk aan een ploegendienst of een afdeling). Daarnaast kan de planning van bijvoorbeeld week 34 worden gekopieerd naar week 35. Ook kun je instellen dat jouw medewerkers onderling van Shifts kunnen wisselen. Dit kan handig zijn als er een limiet aan medewerkers is toegestaan op de werkvloer.

Wil jij hier meer over weten of heb je een andere vraag over Shifts in Microsoft Teams? Wij helpen jou graag om Shifts optimaal te benutten!

Wil jij op de hoogte blijven van de laatste updates over Microsoft Teams? Meld je hier aan voor onze nieuwsbrief!