Documenten ondertekenen en automatisch verwerken
Tegenwoordig biedt het Microsoft Power Automate platform tal van mogelijkheden, in deze blog vertel ik over hoe we bij Puur ICT een passende oplossing voor de Coöperatie Kraamzorggroep hebben gemaakt voor het online ondertekenen en archiveren (verwerken) van documenten.
De Coöperatie Kraamzorggroep liep tegen problemen aan bij het opvoeren van nieuwe leden. Om haar informatie op de juiste manier te verzamelen werden ondertekende contracten en bestanden verzameld, maar was het lastig om status van ieder nieuw lid bij te houden.
Wij bedachten een oplossing voor het onboarden van nieuwe leden in Microsoft Power Automate i.c.m. Signrequest connectoren.
Overeenkomsten tekenen met SignRequest:
De Signrequest connector zorgt ervoor dat mensen een document kunnen ondertekenen en informatie kunnen invullen op basis van opgemaakte sjablonen in Signrequest. Hiermee kunnen overeenkomsten geautomatiseerd verstuurd worden en leden tekenen via de browser. Het ondertekenen van de documenten kan overigens met allerlei verschillende software gebeuren. Zie hier onze vorige blogpost.
Automatisch verwerken
Als de documenten getekend zijn en de info aangevuld is wordt het tijd om de data te verwerken in een lijst. Wij vangen alle informatie af vanuit Forms en vanuit de bijlages die SignRequest verstuurd op het moment een overeenkomst getekend is. Deze worden weer gesorteerd op bedrijfsnaam en netjes in de juiste map in de juiste bibliotheek opgeslagen voor archivering.
Archiveren in de toekomst wellicht met AI builder?
Voor dat deze oplossing zo was bedacht hebben we onderzoek gedaan naar een oplossing i.c.m. AI Builder (wat is AI builder?). AI Builder kan variabelen en informatie herkennen vanuit documenten. Met behulp van form processor zouden de velden in de overeenkomst uitgelezen moet worden. Zo probeerde wij met de form processor bedrijfsnamen uit te lezen uit een opgemaakte overeenkomst. Helaas verliep dit niet als geplant, de data die AI Builder doorgaf aan Power Automate kwam niet correct door, wellicht door de samplegrootte, wellicht door de opmaak. Omwille van de tijdsinspanning hebben we hier helaas vanaf moeten zien.
